Pro Sophie r.y. Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Pro Sophie r.y.
Osoite:
Luotsikatu 3A4
00160 Helsinki
Finland
2 Tietosuojavastaava
Pro Sophie r.y. tietosuojavastaava:
Yhteyshenkilö: Roger Lindquist – varapuheenjohtaja
Sähköpostiosoite: webmaster@prosophie.fi
3 Rekisterin määritelmä
Rekisterissä (jäljempänä ”jäsenrekisteri”) käsitellään Pro Sophie r.y. (jäljempänä ”Yhdistyksen”) jäsenten ja jäsenyyttä hakevien henkilötietoja (jäljempänä ”Jäsenet”).
4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Yhdistyksen ja Jäsenten välisen suhteen hoitaminen ja ylläpito. Lisäksi nykyisten jäsenten henkilötietojen käyttötarkoituksena on Yhdistyksen tapahtumista ja Yhdistyksen toimintaa koskeva tiedottaminen.
Henkilötietojen käsittelyperuste on Yhdistyksen käyttötarkoituksiin perustuva oikeutettu etu tai Jäsenten suhde Yhdistykseen sekä tarvittaessa rekisteröidyn suostumus.
5 Käsiteltävät henkilötiedot
Yhdistys käsittelee jäsenrekisterissään seuraavia Jäsenten henkilötietoja:
- Jäsenen nimi;
- Jäsenen yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- Jäsenen syntymäaika; ja
- Jäsenen toivoma yhteydenottotapa (sähköposti tai kirjeitse).
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Jäseniltä itseltään (esim. rekisteröitässä kannattajaksi nettisivujen kautta sekä sähköpostitse).
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman Jäsenen erillistä suostumusta.
8 Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yhdistys ei käytä palveluja missä henkilötietoja tallennetaan EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttää pidempää säilytysaikaa.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä markkinointitarkoituksiin. Jäsen voi antaa Yhdistykselle markkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedot tapahtumista, mutta sallia kirjeitse lähetettävä uutisointi).
Lisäksi Jäsenellä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä
- perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
- edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Jäsenen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää Jäsentä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12 Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.
13 Yhteydenotot
Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Pro Sophie r.y.:n sihteerille osoitteeseen sihteeri@prosophie.fi tai kohdassa 2 mainittuun Yhdistyksen tietosuojavastaavaan.
14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 24.5.2018. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme Jäsenille mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen.